Gestão financeira: livro caixa como ferramenta estratégica para o dentista

por Flávio Alves Ribeiro

O dentista com uma visão mais atual e que pretende continuar inserido num mercado cada vez mais competitivo deve encarar sua atividade profissional de forma mais ampla e gerencial. A “Odontologia Extrabucal” requer cada vez mais conhecimentos e padronizações nesta área. Fazer o livro caixa como mecanismo de controle gerencial e estratégico é fundamental para que a atividade profissional possa ser realizada e direcionada para a maximização de resultados. O livro caixa é o controle financeiro onde são registradas todas as receitas (entradas) e despesas (saídas) necessárias para a manutenção de sua atividade profissional liberal. É a vida financeira do seu negócio. Saber quanto está custando ser dentista, ou seja, saber quanto entra, quanto sai, de onde vem e para onde vai o dinheiro é um conceito básico, mas que se torna indispensável para definição de metas visando crescimento profissional e autodesenvolvimento.

Costumo falar em meus cursos, quando falo em gestão de carreira, que o acerto anual do Imposto de Renda deve ser momento em que o profissional pode fazer uma reflexão de seu tempo da vida no trabalho no ano anterior. Não percam a oportunidade de fazer suas declarações de IRPF. Este procedimento permite em muitos casos tomadas de decisões estratégicas e reposicionamentos de carreira. Não devemos planejar nossas carreiras pensando somente no próximo ano. Na graduação do curso de Odontologia da Universidade Tuiuti do Paraná – UTP - pratico com meus alunos o planejamento de carreira. Uma atividade com o objetivo de refletir sobre o mercado de trabalho, onde eles registram como pretendem estar profissionalmente num prazo de cinco anos e cinco ações que deverão realizar para que a meta escolhida tenha mais chances de se concretizar. Estamos desafiando nossos alunos e pensar de forma estratégica e dentro de suas necessidades e as do mercado de trabalho.

Dentro de uma visão tributária a escrituração das despesas serve como importante redutor dos valores a serem acertados com a Receita Federal no momento da entrega da Declaração do IRPF - Imposto de Renda de Pessoa Física (modelo completo). O livro caixa fiscal utilizado no momento da elaboração do imposto de renda, encontrado em qualquer papelaria, pode ser organizado pelo próprio profissional ou sua secretária e, basicamente, deve relacionar mensalmente o dinheiro gasto para a manutenção da “empresa” e o dinheiro recebido pelo profissional. A Receita Federal não exige que este livro seja registrado oficialmente e somente exige que ele seja guardado com toda documentação comprobatória (recibos e/ou notas fiscais com nome do consumidor, endereço e dados da empresa que forneceu o produto /serviço, etc) por um período de cinco anos.

No livro caixa deve conter despesas como: pessoal (salário e encargos de funcionários/colaboradores como secretárias e auxiliares), prediais (aluguel, contas de energia, telefone, aluguel e condomínio) e outras como serviços de laboratório, materiais de escritório e limpeza, materiais odontológicos, seguros, manutenção preventiva e corretiva, marketing, etc.

Quando analisamos sobre o ponto de vista de deduções na declaração de imposto de renda podemos perceber a importância do livro caixa. Sua importância é a mesma que a de despesas como educação, saúde e dependentes. Usando a terminologia aplicada na declaração de rendimentos, a base de cálculo do imposto é o valor do rendimento bruto (o que você ganhou!!!) subtraído das deduções (o que você gastou!!!) descritas acima e previstas em lei. Estas despesas podem ser consultadas no site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br).

O IRPF não permite deduzir todas as despesas que formam os custos totais para a manutenção de uma empresa prestadora de serviços de saúde bucal (consultório/clínica). Que pena! Nestes casos incluem-se despesas como transporte (combustível, táxi, manutenção de veículo), despesas sem comprovante fiscal, despesas com funcionários sem vínculo empregatício entre outras. Esta é basicamente a diferença que existe entre livro caixa fiscal e livro caixa gerencial.

O livro caixa gerencial (controle interno) serve para o profissional ter uma idéia e capacidade de avaliação mais próxima da realidade do fluxo de caixa da sua empresa/consultório. Neste caso como foi explicado anteriormente, todas as despesas que a empresa tem, mensalmente são relacionadas neste outro livro (ou relatório), que nada mais é do que uma complementação do livro caixa fiscal. Num processo de formação de preço da hora clínica, ter este livro caixa gerencial (relatório completo de todas as despesas) organizado é fundamental. Saber relacionar estas despesas e separá-las das despesas pessoais são pontos fracos na formação dos profissionais do Setor de Saúde. Cabe ressaltar que seu consultório/empresa custa o operacional mais suas necessidades financeiras pessoais (pró labore).

Segundo pesquisa realizada em 2003* pelo Inbrape sobre o perfil do Cirurgião- Dentista (www.cfo.org.br), 89,6% são profissionais liberais/autônomos. Em janeiro de 2010 será disponibilizada nova pesquisa e acredito que este cenário não tenha mudado muito. Este profissional deverá, como muitos brasileiros, realizar a declaração de IRPF – Imposto de Renda Pessoas Física. Estamos começando 2010 e como todos os anos no próximo dia 30 de abril será o prazo de entrega da declaração de IRPF. Período do juntar despesas que são dedutíveis do IR, como gastos com saúde, educação, contribuições previdenciárias, com dependentes, doações a determinadas entidades, pagamento de pensão alimentícia, livro-caixa, etc. É necessário também a declaração do ano anterior, demonstrativos de bancos que você tenha conta e outras fontes de renda. A partir destes indicadores citados você deverá definir que tipo de declaração entregar: Simplificado ou Completo. A Receita costuma liberar com antecedência uma versão teste da declaração do IR para um determinado ano. Aproveite esta fase e simule o preenchimento da sua declaração, escolhendo a melhor forma de envio, se pelo modelo simplificado ou completo. Como a entrega só é liberada em março, você tem liberdade total para fazer os testes sem o medo de declarar algum dado de forma errada. Com as simulações no programa você perceberá que o fator de decisão na escolha do modelo de declaração será o total de deduções que o contribuinte poderá incluir em sua declaração. Para o Dentista que tem despesas para manter seu negócio o livro-caixa é de grande importância neste momento. Quem faz sua declaração de IR? Você sabe interpretar sua declaração? Você sabe onde está sua última declaração? Faço estas perguntas por que sei que a grande maioria dos Dentistas delega para outra pessoa esta responsabilidade tributária, porém posso afirmar a vocês que o preenchimento da declaração é de fácil realização e que uma vez dominando este conhecimento, várias ações corretivas poderão ser tomadas em suas carreiras.

Gestão de custos, relação custo benefício, melhora da performance financeira, cálculo de custos profissionais e formação de preço são algumas das vantagens adquiridas quando este protocolo de modelo de gestão é realizado. O cenário mundial sofreu mudanças e transformações. Estamos atualmente na Era da Informação. Nesta era temos mudanças rápidas e a competitividade tornou-se intensa e necessária. O conhecimento passa a ser tão importante quanto o capital financeiro. Absorver estas informações e repensar sua carreira pode ser uma ótima forma de começar 2010.